Déménagement d’entreprise et assurances : astuces et conseils

Suivez le guide

Un déménagement d’entreprise ne se résume pas simplement à faire des cartons et à changer d’adresse. C’est une opération stratégique qui implique des enjeux logistiques, humains… et assurantiels. Matériel informatique, mobilier, machines, données sensibles : tout ce qui fait le cœur de l’activité est en mouvement, et donc exposé à de nouveaux risques.

Casse, vol, pertes, sinistres dans les nouveaux locaux ou pendant le transport : sans une couverture adaptée, ces imprévus peuvent rapidement mettre à mal la continuité de votre activité. Pourtant, l’assurance est encore trop souvent négligée dans la préparation d’un déménagement professionnel.

Dans cet article, on vous guide à travers 4 étapes clés pour anticiper, déclarer, et sécuriser votre déménagement côté assurance, avec un seul objectif : que votre déménagement se passe sans accroc… ni mauvaise surprise côté assurance.

Étape 1 - Réalisez un audit des biens à déménager

Avant même de planifier le déménagement, commencez par dresser un inventaire complet de l’ensemble des biens que vous allez déménager. Cela comprend :

Le matériel informatique (ordinateurs, double écran, serveurs, imprimantes, etc.)
Le mobilier de bureau (chaises, bureaux, armoires, etc.)
Les équipements techniques ou industriels
Les documents sensibles et archives physiques

Pensez à identifier les biens particulièrement sensibles, fragiles ou de grande valeur, qui peuvent nécessiter des précautions particulières ou des garanties spécifiques : œuvres d’art, matériel technologique de pointe, etc.

Pourquoi c’est important ? Un audit rigoureux vous permet :

D’avoir une vision claire des risques potentiels liés au transport ou à la manutention
De vérifier si tous vos biens sont correctement assurés dans votre contrat actuel
D’anticiper les ajustements nécessaires auprès de votre assureur (ou de votre déménageur, si vous passez par un professionnel couvert)

💡 Prenez le temps d’examiner attentivement les plafonds de garantie, les franchises et les exclusions de votre contrat d’assurance multirisque professionnelle actuel : vous pourriez découvrir que certains biens ou types de dommages ne sont tout simplement pas bien couverts.

Étape 2 - Informez votre assureur du changement d’adresse

Le changement d’adresse de votre entreprise n’est pas une simple formalité administrative : il a un impact direct sur vos contrats d’assurance professionnels. Il est donc essentiel de prévenir votre assureur suffisamment à l’avance, en lui communiquant les informations suivantes :

La nouvelle adresse complète des locaux
La date effective du déménagement
Les caractéristiques des nouveaux locaux (surface, type de bâtiment, niveau de sécurité, activités exercées, etc.)

Si ces éléments ne sont pas déclarés en temps voulu, vous vous exposez à des conséquences importantes :

Une absence de couverture en cas de sinistre
Une annulation du contrat pour fausse déclaration ou omission
Des retards dans l’indemnisation en cas de sinistre

💡 Anticipez cette démarche et prévenez votre assureur au minimum 30 jours avant la date de déménagement, pour garantir une transition fluide de vos garanties et éviter toute période à risque. Sachez que des services comme Papernest peuvent vous accompagner tout au long de vos démarches liées au déménagement professionnel, vous simplifiant ainsi les étapes administratives.

Étape 3 - Adaptez votre assurance à vos nouveaux locaux

Évaluez les besoins spécifiques de couverture pour vos nouveaux locaux

Avant même d’être installés dans vos nouveaux locaux, il est crucial d'ajuster votre couverture d'assurance pour qu'elle corresponde aux évolutions spécifiques de votre entreprise. Prenez le temps d'évaluer si vos besoins en assurance ont changé en fonction de plusieurs critères :

Surface des nouveaux locaux : un espace plus grand ou mieux agencé pourrait nécessiter une réévaluation de la valeur totale à assurer.
Valeur des biens : si vous avez acquis de nouveaux équipements ou stockez davantage de matériel, il est essentiel de mettre à jour les montants assurés.
Nature de l'activité : selon l'usage des locaux (entrepôt, open space, laboratoire, atelier, etc.), vos besoins en couverture peuvent être différents. Par exemple, les risques liés à un atelier de production sont bien plus élevés que ceux d’un simple bureau.

Il est aussi important de tenir compte des exigences légales et techniques liées à votre nouveau site et aux pré-requis de votre contrat d’assurance, notamment :

L'installation de détecteurs de fumée ou d'incendie
La mise en place de systèmes de surveillance (caméras, alarmes, accès contrôlés, etc.)
La protection des accès aux zones sensibles (serveurs, stocks, etc.)

Le déménagement : une occasion de réévaluer vos tarifs d'assurance

Changer de locaux est également un moment idéal pour faire une comparaison des offres d’assurance. En fonction de la nouvelle localisation, des risques associés et des changements d’infrastructure, vous pourriez trouver des prix pour votre assurance local commercial plus compétitifs ou des contrats mieux adaptés à vos besoins. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence pour obtenir les meilleures conditions possibles, et pourquoi pas, profiter de tarifs plus attractifs avec un assureur différent.

💡 Revoyez régulièrement votre contrat d’assurance de bureaux ou de local professionnel, surtout en cas de changements majeurs dans votre activité ou vos locaux, pour garantir que vos couvertures restent pertinentes et à jour.

Étape 4 - Vérifiez (ou souscrivez) une couverture temporaire pour le transport

Lors du déménagement de votre entreprise, vos biens seront exposés à des risques potentiels de dommages ou de perte pendant leur transport. Il est donc essentiel de bien comprendre l'étendue de votre couverture d’assurance pendant cette phase cruciale.

Vérifiez les garanties de votre assurance actuelle

Avant de commencer le déménagement, vérifiez si votre contrat d'assurance actuel couvre les risques associés au transport de vos biens. Certains contrats incluent cette couverture, tandis que d'autres peuvent spécifiquement exclure les dommages survenant pendant le transport.

Le rôle de l’assurance du déménageur professionnel

Si vous faites appel à un déménageur professionnel, il est important de savoir que l'assurance du prestataire peut couvrir une partie des risques, mais pas nécessairement tous les types de dommages. Vérifiez avec lui ce qui est inclus dans son contrat (dommages matériels, vol, bris, etc.) et si cette couverture est suffisante pour votre situation.

Besoin d’une couverture supplémentaire ?

En fonction de votre contrat d'assurance et des services du déménageur, il est possible que vous ayez besoin d’une assurance complémentaire pour couvrir spécifiquement certains risques, comme :

Une assurance marchandises transportées, qui couvre les biens en transit ;
Une assurance tous risques chantier, utile si des équipements ou installations sont déplacés et installés dans de nouveaux locaux.

💡 Ne supposez pas que votre contrat couvre tout ! Certaines polices d’assurance excluent explicitement les dommages qui surviennent pendant le transport. Il est donc primordial de vérifier ce point avec votre assureur ou votre déménageur afin de ne pas vous retrouver sans couverture en cas d'incident.